Data Penghuni Asrama UB

A. Tujuan

Panduan ini mengatur cara pengelola asrama mencatat mahasiswa asing yang mulai tinggal, pindah kamar, dan keluar dari asrama Universitas Brawijaya, sehingga International Office dan pengelola asrama memegang data penghuni yang sama dan mutakhir.

B. Ruang Lingkup

1. Asrama yang dicatat: Griya Kertabumi dan Kos Kerto.
2. Mahasiswa yang ditampilkan: seluruh mahasiswa asing berstatus aktif.
3. Untuk penghuni asrama UB, pengelola dapat melihat nama, jenis kelamin, angkatan, fakultas, negara asal, asrama, kamar, dan tanggal mulai tinggal.
4. Untuk mahasiswa di luar asrama UB, pengelola hanya melihat nama, ditambah asrama, tanggal mulai, dan tanggal keluar bila mahasiswa pernah tinggal di asrama UB.
5. Halaman menampilkan jumlah mahasiswa di asrama UB (Griya Kertabumi dan Kos Kerto) dan jumlah mahasiswa di luar asrama UB.
6. Nomor telepon, email, nomor induk mahasiswa, dan data pribadi lain tidak ditampilkan kepada pengelola.

C. Pihak yang Terlibat

Pihak	Tugas
Pengelola Asrama	Mengajukan data mahasiswa yang mulai tinggal, pindah, atau keluar, beserta tanggalnya; memantau hasil pemeriksaan.
Admin International Office	Memeriksa setiap pengajuan, lalu menyetujui atau menolak dengan alasan.
International Office	Membuat ID dan sandi, mengatur bagian yang boleh dibuka, dan mencabut akun pengelola asrama.

D. Bagan Alur

E. Langkah Pengisian

1. International Office membuat ID dan sandi pengelola di Kelola Akses dan mencentang Halaman Pengelola Asrama. Pengelola yang memakai email Google dapat didaftarkan dengan emailnya. Satu orang satu akun; akun tidak boleh dipakai bersama.
2. International Office menyampaikan ID, sandi, dan tautan halaman pengelola asrama langsung kepada pengelola, tidak lewat grup percakapan.
3. Pengelola membuka tautan, lalu masuk dengan ID dan sandi, atau dengan tombol Google bila didaftarkan memakai email Google. Sesudah 5 kali salah sandi, akun dikunci sementara selama 15 menit.
4. Pengelola mencari mahasiswa melalui kotak cari nama, atau memilih tempat: Griya Kertabumi, Kos Kerto, di luar asrama UB, atau sudah keluar dari asrama UB.
5. Pengelola memilih jenis pengajuan sesuai keadaan mahasiswa, sebagaimana Tabel 1, lalu mengisi kolom yang diminta.
6. Pengelola menekan Kirim klaim, paling lambat 3 hari kerja setelah kejadian. Status pengajuan menjadi Menunggu. Data mahasiswa belum berubah sampai pengajuan disetujui.
7. Admin International Office memeriksa pengajuan, termasuk jumlah penghuni di kamar tujuan.
8. Bila sesuai, admin menyetujui dan data penghuni diperbarui serta tercatat di riwayat perubahan. Bila tidak sesuai, admin menolak dengan menuliskan alasan.
9. Pengelola memantau hasilnya pada bagian Klaim yang Saya Ajukan. Pengajuan yang ditolak dapat diperbaiki lalu diajukan ulang.

Tabel 1. Jenis pengajuan

Keadaan mahasiswa	Tombol	Pilihan	Yang diisi
Mulai tinggal di asrama UB	Klaim tinggal di asrama UB	(langsung)	Asrama, nomor kamar, tanggal mulai tinggal
Pindah kamar atau pindah asrama	Ajukan perubahan	Pindah kamar atau asrama	Asrama, nomor kamar, tanggal pindah
Keluar dari asrama UB	Ajukan perubahan	Keluar dari asrama	Tanggal keluar
Penghuni lama yang tanggal mulainya belum tercatat atau keliru	Ajukan perubahan	Isi atau betulkan tanggal mulai tinggal	Tanggal mulai tinggal

F. Ketentuan Pengisian

1. Setiap pengajuan wajib disertai tanggal sesuai kejadian, bukan tanggal pengisian.
2. Tanggal keluar tidak boleh lebih awal dari tanggal mulai tinggal.
3. Tanggal paling jauh 60 hari ke depan, untuk kepindahan atau kepulangan yang sudah pasti.
4. Nomor kamar ditulis dengan huruf, angka, titik, garis miring, atau tanda hubung, paling banyak 12 karakter, sama dengan penomoran di asrama.
5. Satu mahasiswa hanya dapat memiliki satu pengajuan yang menunggu. Pengajuan berikutnya dapat dikirim sesudah pengajuan sebelumnya diputuskan.
6. Pindah kamar di asrama yang sama tidak mengubah tanggal mulai tinggal. Pindah ke asrama lain dicatat dengan tanggal mulai yang baru.
7. Pengajuan disampaikan paling lambat 3 hari kerja setelah mahasiswa mulai tinggal, pindah, atau keluar. Data penghuni yang sudah tinggal sebelum halaman ini dipakai dilengkapi secara bertahap dengan tanggal sebenarnya.
8. Catatan untuk admin dapat diisi bila ada keterangan tambahan, paling banyak 300 karakter.

G. Kerahasiaan Data

1. Data pada halaman pengelola asrama hanya dipakai untuk pengelolaan hunian asrama.
2. Data, tangkapan layar, dan tautan halaman tidak boleh dibagikan kepada pihak lain.
3. Sandi tidak boleh diberitahukan kepada orang lain. Bila sandi diketahui orang lain atau lupa, hubungi International Office untuk dibuatkan sandi baru.
4. Akun pengelola yang tidak lagi bertugas wajib dilaporkan kepada International Office agar aksesnya dicabut. Tekan Keluar sesudah memakai komputer bersama.